Privacyverklaring voor sollicitaties en werving
Sollicitanten en andere personen die het Werving- en selectieproces doorlopen bij Otsuka
Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V. (“Otsuka”) respecteert uw recht op privacy.
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V., met adres te Herikerbergweg 292, 1101 CT, Amsterdam, Nederland.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Persoonsgegevens (“AVG”) en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. U dient deze Verklaring te lezen, zodat u weet welke persoonsgegevens we over u verzamelen, wat we ermee doen en hoe u uw rechten in verband daarmee kunt uitoefenen. U dient ook alle andere kennisgevingen te lezen die wij u geven, die van tijd tot tijd van toepassing kunnen zijn op ons gebruik van uw persoonsgegevens in specifieke omstandigheden.
In deze Verklaring, wanneer we het hebben over persoonsgegevens, bedoelen we alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon - in dit geval, u. Het is van toepassing op sollicitanten, van wie de persoonsgegevens worden verwerkt tijdens activiteiten op het gebied van werving en screening voorafgaand aan het dienstverband.
Houd er rekening mee dat we een afzonderlijke kennisgeving hebben die betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot werknemers in een arbeidscontext.
We kunnen persoonsgegevens over u verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder rechtstreeks door u verstrekte informatie (bijvoorbeeld wanneer u uw cv rechtstreeks met ons deelt of wanneer u solliciteert naar een functie die wordt geadverteerd op sociale media of andere wervingsplatforms); en uit andere bronnen, zoals wervingsbureaus of derden die ons helpen bij pre-screeningactiviteiten.
Otsuka kan sommige of alle van de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor het/de hieronder beschreven doel(en):
- Basisinformatie – uw naam (inclusief voorvoegsel of titel), geslacht, leeftijd of geboortedatum;
- Contactgegevens – informatie die u aan ons verstrekt zodat we contact met u kunnen opnemen, bijvoorbeeld uw persoonlijke of zakelijke e-mailadres, postadres, telefoonnummer en profiel op een professioneel sociale mediaplatform;
- Professionele informatie en ervaring – informatie met betrekking tot uw opleiding, werkervaring, en referenties;
- Nationale identificatiegegevens – uw nationale ID/paspoort, verblijfs - en werkvergunningsstatus, burgerservicenummer of ander fiscaal identificatienummer;
- Financiële informatie – uw salaris, informatie over pensioenrekening, bedrijfsvergoedingen, bonus, secundaire arbeidsvoorwaarden, werktijdregistratie en referentienummer van de belastingplichtige (bijv. fiscaal identificatienummer, nationaal verzekeringsnummer, burgerservicenummer). We verzamelen ook uw bankgegevens als we u tijdens het wervingsproces vergoeden voor onkosten.
- Informatie verzameld tijdens interviews – opmerkingen van onze interviewers en audio-/video-opnamen van het interview (in het geval van telefonische interviews of interviews met video).
- Achtergrondinformatie – onderwijs- en academische informatie, evenals professionele kwalificaties. Als we u de baan willen aanbieden, moeten we mogelijk een screening voorafgaand aan het dienstverband voltooien. We kunnen dan ook aanvullende achtergrondinformatie verzamelen, zoals kredietgeschiedenis, strafblad en gezondheidsinformatie op het werk (indien wettelijk toegestaan).
- Speciale categorieën persoonsgegevens – informatie met betrekking tot uw ras of etnische afkomst, religieuze, politieke of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap of informatie over uw gezondheid, handicaps of seksuele geaardheid. We gebruiken deze informatie om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de relevante wetgeving. Als we u een baan aanbieden, kunnen we u ook om informatie vragen over uw gezondheid (fysiek of mentaal), zodat we u en uw gezinsleden ziektekosten- en verzekeringsuitkeringen kunnen geven. We zullen deze informatie ook gebruiken om met u te bespreken welke redelijke aanpassingen we voor u kunnen maken. We willen ervoor zorgen dat we een inclusieve werkplek kunnen bieden.
Speciale categorieën persoonlijke informatie worden alleen verzameld als dit strikt noodzakelijk en wettelijk toegestaan is. Als we u om speciale categorieën persoonlijke informatie vragen, kunt u beslissen of u deze informatie wilt delen. Als u besluit om deze niet met ons te delen, kunt u er zeker van zijn dat dit geen invloed heeft op uw sollicitatie.
We verwerken de hierboven vermelde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden, die kunnen variëren afhankelijk van waar u woont en waar we actief zijn:
|
Doel |
Rechtsgrond |
|
Om uw sollicitatie te overwegen, waaronder:
|
Toestemming voor verwerking (Art. 6 (1) a) wanneer u ons uw toestemming heeft gegeven wanneer een dergelijke toestemming verplicht is. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (Art. 6 (1) b) bijvoorbeeld, voordat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan of een arbeidsovereenkomst wordt uitgevoerd. Naleving van een wettelijke verplichting (Art. 6 (1) c) bijvoorbeeld wet- en regelgeving op het gebied van werkgelegenheid, sociale zekerheid en gezondheid op het werk. Verwerking is noodzakelijk om uw vitale belangen of die van anderen te beschermen (Art. 6 (1) d). Verwerking is noodzakelijk voor legitieme belangen die door ons worden nagestreefd (Art. 6 (1) f) bijvoorbeeld, het is in ons belang om u te beschouwen als een kandidaat voor huidige en toekomstige vacatures. Dit is niet van toepassing als ons legitieme belang wordt opgeheven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. |
|
Voor screening voorafgaand aan indiensttreding, waaronder:
|
|
|
Om u op te nemen in onze talentenpool, waaronder:
|
|
|
Om ons wervingsproces te beheren en te verbeteren, waaronder:
|
|
|
Om andere doeleinden te bereiken, waaronder:
|
We maken uw persoonsgegevens bekend aan de volgende categorieën ontvangers:
- aan onze groepsmaatschappijen, externe dienstverleners en partners die gegevensverwerkingsdiensten aan ons leveren, of die anderszins persoonsgegevens verwerken voor doeleinden die in deze Verklaring worden beschreven of aan u worden gemeld wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen;
- aan een bevoegde autoriteit belast met rechtshandhaving, regelgevende instantie, brancheorganisatie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derden wanneer wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is (i) als gevolg van toepasselijke wet- of regelgeving, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (op basis van ons belang bij de verdediging van onze rechten), of (iii) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen;
- aan een potentiële koper (en zijn agenten en adviseurs) in verband met een voorgestelde aankoop, fusie of overname van een deel van ons bedrijf, op voorwaarde dat we de koper informeren dat hij uw persoonsgegevens alleen mag gebruiken voor de doeleinden die in deze Verklaring worden vermeld (op de rechtsgrond van ons legitieme belang om de bedrijfsactiviteiten te garanderen);
- aan een ander persoon met uw toestemming voor de openbaarmaking.
Deze ontvangers van uw persoonsgegevens kunnen namens ons of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken optreden.
We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken te beschermen. De maatregelen die we gebruiken zijn ontworpen om een beveiligingsniveau te bieden dat geschikt is voor de categorieën verwerkte persoonsgegevens.
We kunnen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van de Otsuka-groep, dienstverleners en partners buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte (“EER”) (indien van toepassing), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten of Japan. Houdt er rekening mee dat landen buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming voor uw persoonsgegevens bieden. Wanneer we uw persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER overdragen, zorgen we ervoor dat passende waarborgen worden ingesteld en dat alle overdrachten van uw persoonsgegevens voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
De passende waarborgen die Otsuka gebruikt, zijn gebaseerd op de modelclausules die zijn goedgekeurd door het bureau van de informatiecommissaris en de Europese Commissie. Voor meer informatie over hoe we uw informatie beschermen met betrekking tot gegevensoverdrachten buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in het gedeelte ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen?’ sectie hieronder.
We bewaren uw persoonsgegevens slechts voor een beperkte periode, en niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we deze verwerken. Dit hangt af van een aantal factoren, waaronder:
7.1.1. alle wetten of voorschriften die wij moeten volgen;
7.1.2. of we ons in een juridisch of ander soort geschil met elkaar of een derde partij bevinden;
7.1.3. het soort informatie dat wij over u bewaren; en
7.1.4. of wij door u of een regelgevende instantie worden gevraagd om uw persoonsgegevens om een geldige reden te bewaren.
U heeft een aantal rechten die van toepassing zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens. De beschikbaarheid van deze rechten is afhankelijk van de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten kunnen ook onderworpen zijn aan bepaalde voorwaarden en beperkingen. Deze rechten zijn:
- Recht om toestemming in te trekken
- Recht op informatie
- Recht op inzage
- Recht op rectificatie
- Recht op verwijdering (ook ‘recht om vergeten te worden’)
- Recht op beperking van gegevensverwerking
- Recht op dataportabiliteit
- Recht om bezwaar te maken
Voor meer informatie over de rechten die u heeft, klikt u hier of gaat u naar https://otsukaprivacy.nl/data-subject-rights.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over onze verwerkingen en gebruik van persoonsgegevens. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit. Een lijst van gegevensbeschermingsautoriteiten binnen de Europese Economische Ruimte is
We kunnen besluiten om deze kennisgeving te wijzigen. Als de wijziging fundamenteel is of aanzienlijke gevolgen voor u kan hebben, zullen we u de bijgewerkte kennisgeving verstrekken voordat de wijziging daadwerkelijk van kracht wordt. We raden u aan om de inhoud van deze kennisgeving regelmatig te bekijken.
Als u vragen heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens of als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen, kunt u uw vraag
Datum van voorbereiding: October 2026