Privacyverklaring voor zorgverleners
Zorgprofessionals die met Otsuka werken
Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V. (“Otsuka”) respecteert uw recht op privacy.
De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is Otsuka Pharmaceutical Netherlands B.V., met adres te Herikerbergweg 292, 1101 CT, Amsterdam, Nederland.
In deze Verklaring, wanneer we het hebben over persoonsgegevens, bedoelen we alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon - in dit geval, u.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt volgens de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) en Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. U dient deze Verklaring te lezen, zodat u weet welke persoonsgegevens we over u verzamelen, wat we ermee doen en hoe u uw rechten in verband daarmee kunt uitoefenen. U dient ook alle andere kennisgevingen te lezen die wij u geven en die van tijd tot tijd van toepassing kunnen zijn op ons gebruik van uw persoonsgegevens in specifieke omstandigheden.
We kunnen persoonsgegevens over u verzamelen uit verschillende bronnen, waaronder rechtstreeks door u verstrekte documenten of formulieren om deel te nemen aan door Otsuka gesponsorde of ondersteunde initiatieven, zoals klinische onderzoeks- of ontwikkelingsactiviteiten, of in andere contexten; via derden; openbaar beschikbare bronnen; cv's; en online of andere databases en websites.
Otsuka kan sommige of alle van de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en gebruiken voor het/de hieronder beschreven doel(en):
- Persoonlijke gegevens, zoals uw naam, leeftijd, geslacht en contactgegevens;
- Professionele details, zoals uw praktijkplaats, functietitel, het medische veld waarin u actief bent, uw professionele kwalificaties en wetenschappelijke activiteiten (zoals eerdere ervaring in klinische onderzoeken), en deelname aan eerdere of lopende wetenschappelijke onderzoeken met Otsuka of andere bedrijven, publicatie van academisch of wetenschappelijk onderzoek en artikelen, en lidmaatschap van relevante verenigingen en raden van bestuur;
- Financiële gegevens zoals betaling gerelateerde informatie, inclusief belastingidentificatienummer; en
- Details van interacties met ons, zoals welk soort bijeenkomsten we hebben gehouden, besproken onderwerpen, uw kennis van en vragen die u heeft gehad over ons bedrijf en onze producten, welk soort materiaal we u hebben getoond en eventuele feedback die u heeft gegeven, evenals uw meningen en routines over het voorschrijven, routines met betrekking tot uw patiënten en diagnose, en soortgelijke informatie. In sommige omstandigheden zal het ook nodig zijn om uw handtekening te verwerken.
We verwerken de hierboven vermelde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden, die kunnen variëren afhankelijk van waar u woont en waar we actief zijn:
|
Doel |
Rechtsgrondslag |
|
Het beheren van onze relatie met u, inclusief het plannen van onze (potentiële) samenwerking, het regelen van bezoeken, vergaderingen en andere activiteiten (persoonlijk en virtueel), en het contact met u opnemen voor een dergelijk doel. Dit omvat de verwerking van uw persoonsgegevens in ons klantrelatiebeheersysteem, met name om een profiel over u op te bouwen en uw expertise, interesses en voorkeuren beter te begrijpen. Otsuka zal geen beslissingen nemen over uw profiel uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking en zal ervoor zorgen dat passende waarborgen worden gehandhaafd om uw rechten en belangen te behouden. |
We hebben een legitiem belang bij de ontwikkeling van ons bedrijf en de relatie met u (Art. 6 (1) f) AVG) In sommige gevallen is deze verwerking afhankelijk van uw voorafgaande toestemming (Art. 6 (1) a) AVG) |
|
Ervoor zorgen dat we u informatie verstrekken die relevant is gezien uw expertise, interesses en voorkeuren. |
We hebben een legitiem belang bij het efficiënt beheren van ons bedrijf in het geval dat we in het verleden met u hebben samengewerkt (Art. 6 (1) f) AVG) In sommige gevallen, bijvoorbeeld het ontvangen van informatie met betrekking tot promotie- en/of niet-promotioneel materiaal volgens therapeutische gebieden via elektronische middelen, is deze verwerking afhankelijk van het feit of u uw voorafgaande toestemming hebt gegeven (Art. 6 (1) a) AVG) |
|
Het uitvoeren van zakelijk en marktonderzoek, om Otsuka-producten, ziekte- of therapeutische gebieden beter te begrijpen en in het algemeen ons begrip van het farmaceutische landschap te verbeteren. |
We hebben een legitiem belang om onze producten en het gebied waarin we beiden actief zijn beter te begrijpen (Art. 6 (1) f) AVG) In sommige gevallen is deze verwerking afhankelijk van uw voorafgaande toestemming (Art. 6 (1) a) AVG) |
|
Het vervullen van onze contractuele relatie met u, inclusief het voltooien van een vereist due diligence-onderzoek (zoals anti-omkopings- of corruptiecontroles), het verwerken van contracten, het organiseren van reizen en het faciliteren van de betaling van vergoedingen en uitgaven (indien relevant). |
Beheer van onze contractuele relatie in de gevallen waarin we een contract hebben of u heeft verzocht dat we overwegen er een met u uit te voeren (Art. 6 (1) b) AVG) In sommige gevallen kan deze verwerking noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting (Art. 6 (1) c) AVG) |
|
Voldoen aan transparantieverplichtingen als lid van EFPIA, met name de EFPIA-code inzake openbaarmakingen van waardeoverdrachten en/of toepasselijke nationale openbaarmakingscodes. |
Naleving van een wettelijke verplichting (Art. 6 (1) c) AVG) We kunnen ook een legitiem belang hebben bij de nakoming van onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot transparantie, evenals het legitieme belang van patiënten en het algemene publiek in de onafhankelijkheid van organisaties in de gezondheidszorg en professionele zorgverleners (Art. 6 (1) f) AVG) In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer dit wordt voorgeschreven door nationale openbaarmakingscodes, is deze verwerking afhankelijk van uw voorafgaande toestemming (Art. 6 (1) a) AVG) |
|
Voldoen aan onze wettelijke controle- en rapportageverplichtingen, inclusief die met betrekking tot bijwerkingen, productklachten en patiëntveiligheid. In sommige gevallen kan het nodig zijn dat Otsuka u specifieke berichten stuurt met betrekking tot deze onderwerpen. |
Naleving van een wettelijke verplichting (Art. 6 (1) c) AVG) In sommige gevallen is deze verwerking afhankelijk van uw voorafgaande toestemming (Art. 6 (1) a) AVG) |
Bovendien kan Otsuka ook mobiele apps aanbieden, toegang bieden tot websites, speciale programma's, activiteiten, evenementen of promoties of klinische onderzoeken sponsoren (“initiatieven”) die unieke of aanvullende specifieke voorwaarden, kennisgevingen en/of toestemmingsformulieren kunnen hebben die uitleggen hoe informatie die u verstrekt zal worden verwerkt in verband met de initiatieven.
Wanneer we een overeenkomst met u zijn aangegaan, of wanneer we een wettelijke en/of regelgevende meldingsplicht hebben, is het verstrekken van uw persoonsgegevens verplicht. Als uw persoonsgegevens niet worden verstrekt, kunnen we niet met u communiceren.
We maken uw persoonsgegevens bekend aan de volgende categorieën ontvangers:
- aan onze groepsmaatschappijen, externe dienstverleners en partners die gegevensverwerkingsdiensten aan ons leveren, of die anderszins persoonsgegevens verwerken voor doeleinden die in deze Verklaring worden beschreven of aan u worden gemeld wanneer we uw persoonsgegevens verzamelen;
- aan een bevoegde autoriteit belast met rechtshandhaving, regelgevende instantie, brancheorganisatie, overheidsinstantie, rechtbank of andere derden wanneer wij van mening zijn dat openbaarmaking noodzakelijk is (i) als gevolg van toepasselijke wet- of regelgeving, (ii) om onze wettelijke rechten uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen (op basis van ons belang bij de verdediging van onze rechten), of (iii) om uw vitale belangen of die van een andere persoon te beschermen;
- aan een potentiële koper (en zijn agenten en adviseurs) in verband met een voorgestelde aankoop, fusie of overname van een deel van ons bedrijf, op voorwaarde dat we de koper informeren dat hij uw persoonsgegevens alleen mag gebruiken voor de doeleinden die in deze Verklaring worden vermeld (op de wettelijke basis van ons legitieme belang om de bedrijfsvoering te garanderen);
- aan een ander persoon met uw toestemming voor de openbaarmaking.
Deze ontvangers van uw persoonsgegevens kunnen namens ons of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken optreden.
We gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die we over u verzamelen en verwerken te beschermen. De maatregelen die we gebruiken zijn ontworpen om een beveiligingsniveau te bieden dat geschikt is voor de categorieën verwerkte persoonsgegevens.
We kunnen uw persoonsgegevens delen met andere bedrijven van de Otsuka-groep, dienstverleners en partners buiten het Verenigd Koninkrijk of de Europese Economische Ruimte (“EER”), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten of Japan. Houdt er rekening mee dat landen buiten de EER mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming voor uw persoonsgegevens bieden als binnen de EER. Wanneer we uw persoonsgegevens buiten de EER overdragen, zorgen we ervoor dat er passende waarborgen worden ingesteld en dat alle overdrachten van uw persoonsgegevens voldoen aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
De passende waarborgen die Otsuka gebruikt, zijn gebaseerd op de modelclausules die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Voor meer informatie over hoe we uw informatie met betrekking tot gegevensoverdrachten buiten de EER beschermen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens in het gedeelte ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen?’ sectie hieronder.
We bewaren persoonsgegevens die we van u verzamelen zo lang als nodig is wanneer we een voortdurende legitieme zakelijke behoefte hebben om dit te doen (bijvoorbeeld om u een dienst te verlenen die u hebt aangevraagd of om te voldoen aan toepasselijke wettelijke, fiscale of boekhoudkundige vereisten).
Wanneer we geen voortdurende legitieme zakelijke noodzaak hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zullen we deze verwijderen of anonimiseren of, als dit niet mogelijk is (bijvoorbeeld omdat uw persoonsgegevens zijn opgeslagen in back-uparchieven), zullen we deze isoleren van verdere verwerking totdat verwijdering mogelijk is.
Wanneer u een contract met Otsuka bent aangegaan, bewaren we uw persoonsgegevens voor de duur van het contract en daarna, totdat zowel de perioden waarvoor (i) de toepasselijke wetgeving vereist dat de gegevens worden bewaard als (ii) de verjaringstermijnen van alle acties waarvoor dergelijke gegevens of de documenten die ze bevatten relevant kunnen zijn, zijn verstreken. We bewaren gegevens met betrekking tot alle waardeoverdrachten, gedurende ten minste vijf (5) jaar na het einde van het kalenderjaar waarop ze betrekking hebben.
U heeft een aantal rechten die van toepassing zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens. De beschikbaarheid van deze rechten is afhankelijk van de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten kunnen ook onderworpen zijn aan bepaalde voorwaarden en beperkingen. Deze rechten zijn:
- Recht om toestemming in te trekken
- Recht op informatie
- Recht op inzage
- Recht op rectificatie
- Recht op verwijdering (ook ‘recht om vergeten te worden’)
- Recht op beperking van gegevensverwerking
- Recht op dataportabiliteit
- Recht om bezwaar te maken
Voor meer informatie over de rechten die u heeft, klikt u hier of gaat u naar https://otsukaprivacy.nl/data-subject-rights.
U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit over onze verwerkingen en gebruik van persoonsgegevens. Neem voor meer informatie contact op met uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit. Een lijst van gegevensbeschermingsautoriteiten binnen de Europese Economische Ruimte is
We kunnen besluiten om deze kennisgeving te wijzigen. Als de wijziging fundamenteel is of aanzienlijke gevolgen voor u kan hebben, zullen we u de bijgewerkte kennisgeving verstrekken voordat de wijziging daadwerkelijk van kracht wordt. We raden u aan om de inhoud van deze kennisgeving regelmatig te bekijken.
Als u vragen heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens of als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen, kunt u uw vraag
Datum van voorbereiding: October 2026